Przejrzysty standard ofertowania w WPIP Construction

Proces ofertowania w WPIP Construction przeszedł gruntowną optymalizację. Dzięki zaangażowaniu zespołu powstało narzędzie, które porządkuje i automatyzuje przygotowanie ofert – usprawnia pracę, ułatwia współpracę między działami i pozwala szybciej dostarczać klientom dokładne kalkulacje. Co ważne, to jedno z tych rozwiązań, które zrodziły się z inicjatywy pracowników – a takie projekty mają dla nas szczególną wartość. O jego powstaniu opowiada Aleksander, Główny Inżynier ds. Ofertowania pełniący również funkcję Inżyniera ds. Optymalizacji Procesów.

– Celem było stworzenie jednego, spójnego standardu pracy, który ułatwi tworzenie ofert niezależnie od poprzednich doświadczeń czy indywidualnych nawyków pracowników – mówi Aleksander. – Dzięki temu każda osoba, która dołącza do procesu w dowolnym momencie, może działać według tych samych zasad i szybko odnaleźć się w standardach pracy obowiązujących w dziale, a także mieć wpływ na rozwój narzędzia dzieląc się swoją wiedzą i doświadczeniem.

Nowe narzędzie znacząco automatyzuje kalkulację kosztów oraz analizę zakresów prac. Umożliwia tworzenie ofert opartych na rzeczywistych danych, a nie na przypuszczeniach, co przekłada się na ich wyższą jakość i transparentność. Pomaga w optymalizowaniu działań zarówno wewnętrznych, jak i zewnętrznych – w relacji z inwestorami czy partnerami. Znalazły się w nim elementy raportowania, które ułatwiają proces sprzedaży, takie jak: dynamicznie aktualizowane wskaźniki czy automatycznie tworzone budżety. Każdy etap przygotowania oferty jest uporządkowany i ułatwia jej weryfikację pod kątem kompletności oraz poprawności.

– W standardzie ofertowania kluczową rolę odgrywa lista kontrolna obejmująca wszystkie główne zakresy prac takie jak: przygotowawcze, konstrukcyjne, wykończeniowe czy instalacyjne. Dla każdego etapu przewidziane są sugestie dotyczące kosztów, które warto uwzględnić – co znacząco zmniejsza ryzyko pominięcia istotnych pozycji i pozwala lepiej zabezpieczyć interesy wszystkich stron procesu ofertowania.

– System wyszukuje błędy, zabezpieczając przed kontynuacją pracy bez wpisania wszystkich niezbędnych danych. Koordynator oferty jest w stanie szybko zweryfikować czy kalkulacja jest poprawnie wykonana oraz czy wyceniliśmy zakres zgodnie z zapytaniem ofertowym.

Co ważne, rozwiązanie to wspiera nie tylko etap ofertowania, ale również dalsze fazy realizacji projektu. Pozwala płynnie przenosić informacje między działami (ofertowania, następnie sprzedaży i realizacji) dzięki wspólnej bazie danych, co przyspiesza procesy w firmie.

W usprawnieniu uwzględniono wiele istotnych aspektów: strukturalne ujęcie zakresów prac, automatyczne zestawienia danych, przejrzystość informacji, estetykę dokumentów oraz bezpieczeństwo dostępu. Praca nad ofertą wykonywana jest symultanicznie przez zespół, co  pozwala dokonywać zmian w czasie rzeczywistym i zapewnia ciągłą weryfikację poprawności. Plik zawierający ofertę jest chroniony cyfrowo, a dostęp do niego jest nadawany indywidualnie w ramach wewnętrznego systemu.

– Proces ofertowania w generalnym wykonawstwie obiektów budowlanych silnie zależy od profilu działalności firmy, stosowanych technologii, współpracy z konkretnymi podwykonawcami czy specjalizacji w pracy z konkretnymi materiałami.  Dla części przedsiębiorstw kluczowym elementem wyceny są optymalizacje rozwiązań projektowych, dla innych – powtarzalne elementy, w których mają wypracowane przewagi kosztowe dzięki stałym dostawcom i doświadczeniu. Te różnice wpływają nie tylko na strukturę ofert, ale również na sposób kalkulacji.

Aby skutecznie konkurować na rynku, specjaliści z WPIP Construction muszą doskonale rozumieć te mechanizmy. Potrafimy uwzględnić różnorodność oczekiwań Klienta, oraz możliwości techniczne i elastycznie dostosowujemy wyceny do specyfiki inwestycji. Nasz model umożliwia również szybkie i precyzyjne kalkulowanie ponadstandardowych rozwiązań, gdy tylko pojawią się w zapytaniu klienta. Certyfikacja, zgodność z taksonomią, usługi fit-out czy rozwiązania proekologiczne to ważne elementy w naszej działalności.

– Takiego typu rozwiązania powinny być standardem w dużych i profesjonalnych organizacjach. Nasze narzędzie powstało w odpowiedzi na realne potrzeby zespołu i rynku. Stale je rozwijamy bazując na doświadczeniu organizacji oraz osób pracujących w niej – dodaje Aleksander.

Projekt został opracowany przez zespół, który łączy różnorodne doświadczenia. Współpraca, elastyczność i chęć dzielenia się wiedzą sprawiły, że udało się wypracować rozwiązanie, które realnie wspiera codzienną pracę i stanowi solidny fundament pod dalszą cyfryzację firmy.