Więcej niż zakupy – o roli Działu Przygotowania Inwestycji i Kontraktacji

Od 1 marca w strukturze WPIP Construction funkcjonuje Dział Przygotowania Inwestycji i Kontraktacji. To nowa nazwa dotychczasowego Działu Zakupów. Co stoi za tą zmianą opowiada Estera Górska, Kierownik Działu.

Zmiana nazwy jest przede wszystkim odzwierciedleniem rzeczywistego zakresu pracy naszego zespołu. Dział Zakupów kojarzył się głównie z procesami zakupowymi i negocjacjami z dostawcami. Tymczasem nasza rola w projektach jest znacznie szersza. Oprócz prowadzenia negocjacji i procesów kontraktacyjnych aktywnie uczestniczymy w przygotowaniu inwestycji – współpracujemy z Kierownikami Projektów nad warunkami technicznymi, organizacyjnymi i kontraktowymi, które są kluczowe dla sprawnej realizacji budowy. Nowa nazwa lepiej oddaje charakter naszej pracy oraz odpowiedzialność, jaką ponosimy w procesie realizacji inwestycji.

Jaką rolę odgrywa Wasz dział w cyklu życia projektu inwestycyjnego?

Nasza praca koncentruje się na ważnym etapie pomiędzy pozyskaniem projektu a rozpoczęciem robót budowlanych. To moment, w którym trzeba przygotować inwestycję w sposób kompleksowy – zarówno od strony kontraktowej, jak i organizacyjnej. Dbamy o to, aby wszystkie ustalenia z partnerami, podwykonawcami i dostawcami były jasno określone i dopasowane do potrzeb projektu. Dzięki temu zespół realizacyjny może rozpocząć prace w dobrze przygotowanym środowisku projektowym.

Na czym polega współpraca Działu z Kierownikami Projektów?

Jest ona bardzo ścisła i opiera się na bieżącej wymianie informacji. Kierownicy Projektów odpowiadają za realizację inwestycji, dlatego wspólnie analizujemy zakres prac, specyfikę projektu oraz potencjalne wyzwania. Na tej podstawie przygotowujemy rozwiązania kontraktowe i organizacyjne, które wspierają efektywne prowadzenie budowy. Naszym celem jest stworzenie takich warunków, które umożliwią sprawną realizację kontraktu już od pierwszego dnia prac na budowie.

Czy zmiana nazwy działu oznacza również zmiany w sposobie jego funkcjonowania?

Zmiana nie jest jedynie symboliczna. Coraz częściej włączamy się w prace już na etapie przetargu. Współpracujemy więc nie tylko z Kierownikami Projektów, ale także z Działem Sprzedaży oraz Działem Ofertowania. Wspólnie tworzymy narzędzia, które usprawniają współpracę między zespołami, a przede wszystkim wspieramy proces już na wczesnym etapie – uczestnicząc w negocjacjach i rozmowach z wykonawcami oraz dostawcami.

Dzięki temu możemy wpływać na kształt rozwiązań jeszcze zanim projekt przejdzie do fazy realizacji, co pozwala lepiej przygotować inwestycję zarówno pod względem organizacyjnym, jak i finansowym.

Jak wygląda dziś proces negocjacji z wykonawcami i dostawcami?

Negocjacje nie opierają się wyłącznie na cenie. Bardzo ważne jest dla nas także wspólne poszukiwanie optymalnych rozwiązań technicznych i organizacyjnych. Zależy nam na tym, aby proponowane rozwiązania przynosiły korzyści nie tylko finansowe, ale również wpływały pozytywnie na harmonogram i sprawną realizację projektów.

Dbamy również o to, aby oferty przygotowywane dla naszych klientów były oparte na rzetelnych propozycjach od sprawdzonych wykonawców i dostawców. Dzięki temu możemy zwiększyć bezpieczeństwo realizacji inwestycji już na etapie jej przygotowania.

Dlaczego etap przygotowania inwestycji jest tak istotny dla powodzenia całego projektu?

To fundament całej realizacji. Dobrze przygotowana inwestycja oznacza jasno określone zakresy prac, odpowiednio dobranych partnerów oraz przemyślane warunki współpracy. Im więcej pracy włożymy w ten etap, tym mniejsze ryzyko pojawienia się nieprzewidzianych problemów w trakcie budowy. Można powiedzieć, że to moment, w którym tworzy się solidne podstawy dla dalszych działań.

Dodatkowo analizujemy i weryfikujemy trendy cenowe na rynku, aby nasze inwestycje były przygotowane w sposób bezpieczny i stabilny pod względem kosztowym.

Jakie są najważniejsze cele Działu Przygotowania Inwestycji i Kontraktacji na najbliższy czas?

Chcemy dalej rozwijać współpracę między zespołami zaangażowanymi w proces przygotowania i realizacji projektów. Zależy nam na tym, aby nasze działania jeszcze skuteczniej wspierały Kierowników Projektów i zespoły realizacyjne.

Naszą ambicją jest aktywne uczestnictwo w całym procesie przygotowania inwestycji – od etapu przetargu aż po rozpoczęcie realizacji. Kluczowe jest dla nas budowanie stabilnych relacji z partnerami, rzetelne przygotowanie ofert oraz poszukiwanie rozwiązań, które będą korzystne zarówno dla naszych klientów, jak i dla realizowanych projektów. Wizja rozwoju działu jest szeroka, a plany sięgają daleko w przyszłość.